Используем автофильтр в Excel. Фильтр в Excel: как создать и для чего использовать автофильтр и расширенный фильтр Как отфильтровать данные для графика в excel

Расширенный фильтр в Excel предоставляет более широкие возможности по управлению данными электронных таблиц. Он более сложен в настройках, но значительно эффективнее в действии.

С помощью стандартного фильтра пользователь Microsoft Excel может решить далеко не все поставленные задачи. Нет визуального отображения примененных условий фильтрации. Невозможно применить более двух критериев отбора. Нельзя фильтровать дублирование значений, чтобы оставить только уникальные записи. Да и сами критерии схематичны и просты. Гораздо богаче функционал расширенного фильтра. Присмотримся к его возможностям поближе.

Как сделать расширенный фильтр в Excel?

Расширенный фильтр позволяет фильтровать данные по неограниченному набору условий. С помощью инструмента пользователь может:

1. задать более двух критериев отбора;
2. скопировать результат фильтрации на другой лист;
3. задать условие любой сложности с помощью формул;
4. извлечь уникальные значения.

Алгоритм применения расширенного фильтра прост:

Верхняя таблица – результат фильтрации. Нижняя табличка с условиями дана для наглядности рядом.



Как пользоваться расширенным фильтром в Excel?

Чтобы отменить действие расширенного фильтра, поставим курсор в любом месте таблицы и нажмем сочетание клавиш Ctrl + Shift + L или «Данные» - «Сортировка и фильтр» - «Очистить».

Найдем с помощью инструмента «Расширенный фильтр» информацию по значениям, которые содержат слово «Набор».

В таблицу условий внесем критерии. Например, такие:

Программа в данном случае будет искать всю информацию по товарам, в названии которых есть слово «Набор».

Для поиска точного значения можно использовать знак «=». Внесем в таблицу условий следующие критерии:

Excel воспринимает знак «=» как сигнал: сейчас пользователь задаст формулу. Чтобы программа работала корректно, в строке формул должна быть запись вида: ="=Набор обл.6 кл."

После использования «Расширенного фильтра»:

Теперь отфильтруем исходную таблицу по условию «ИЛИ» для разных столбцов. Оператор «ИЛИ» есть и в инструменте «Автофильтр». Но там его можно использовать в рамках одного столбца.

В табличку условий введем критерии отбора: ="=Набор обл.6 кл." (в столбец «Название») и ="

Обратите внимание: критерии необходимо записать под соответствующими заголовками в РАЗНЫХ строках.

Результат отбора:

Расширенный фильтр позволяет использовать в качестве критерия формулы. Рассмотрим пример.

Отбор строки с максимальной задолженностью: =МАКС(Таблица1[Задолженность]).

Таким образом мы получаем результаты как после выполнения несколько фильтров на одном листе Excel.

Как сделать несколько фильтров в Excel?

Создадим фильтр по нескольким значениям. Для этого введем в таблицу условий сразу несколько критерий отбора данных:

Применим инструмент «Расширенный фильтр»:

Теперь из таблицы с отобранными данными извлечем новую информацию, отобранную по другим критериям. Например, только отгрузки за 2014 год.

Вводим новый критерий в табличку условий и применяем инструмент фильтрации. Исходный диапазон – таблица с отобранными по предыдущему критерию данными. Так выполняется фильтр по нескольким столбцам.

Чтобы использовать несколько фильтров, можно сформировать несколько таблиц условий на новых листах. Способ реализации зависит от поставленной пользователем задачи.

Как сделать фильтр в Excel по строкам?

Стандартными способами – никак. Программа Microsoft Excel отбирает данные только в столбцах. Поэтому нужно искать другие решения.

Приводим примеры строковых критериев расширенного фильтра в Excel:

Чтобы привести пример как работает фильтр по строкам в Excel, создадим табличку.

Включение автофильтра:

1. Выделить одну ячейку из диапазона данных.
2. На вкладке Данные найдите группу Сортировка и фильтр .
3. Щелкнуть по кнопке Фильтр .

Фильтрация записей:

1. В верхней строке диапазона возле каждого столбца появились кнопки со стрелочками. В столбце, содержащем ячейку, по которой будет выполняться фильтрация, щелкнуть на кнопку со стрелкой. Раскроется список возможных вариантов фильтрации.

1. Выбрать условие фильтрации.

1. При выборе опции Числовые фильтры появятся следующие варианты фильтрации: равно , больше , меньше , Первые 10… и др.
2. При выборе опции Текстовые фильтры в контекстном меню можно отметить вариант фильтрации содержит... , начинается с… и др.
3. При выборе опции Фильтры по дате варианты фильтрации - завтра , на следующей неделе , в прошлом месяце и др.
4. Во всех перечисленных выше случаях в контекстном меню содержится пункт Настраиваемый фильтр… , используя который можно задать одновременно два условия отбора, связанные отношением И - одновременное выполнение 2 условий, ИЛИ - выполнение хотя бы одного условия.

Если данные после фильтрации были изменены, фильтрация автоматически не срабатывает, поэтому необходимо запустить процедуру вновь, нажав на кнопку Повторить в группе Сортировка и фильтр на вкладке Данные .

Отмена фильтрации

Для того чтобы отменить фильтрацию диапазона данных, достаточно повторно щелкнуть по кнопке Фильтр .

Чтобы снять фильтр только с одного столбца, достаточно щелкнуть по кнопке со стрелочкой в первой строке и в контекстном меню выбрать строку: Удалить фильтр из столбца .

Чтобы быстро снять фильтрацию со всех столбцов необходимо выполнить команду Очистить на вкладке Данные

Срезы

Срезы - это те же фильтры, но вынесенные в отдельную область и имеющие удобное графическое представление. Срезы являются не частью листа с ячейками, а отдельным объектом, набором кнопок, расположенным на листе Excel. Использование срезов не заменяет автофильтр, но, благодаря удобной визуализации, облегчает фильтрацию: все примененные критерии видны одновременно. Срезы были добавлены в Excel начиная с версии 2010.

Создание срезов

В Excel 2010 срезы можно использовать для сводных таблиц, а в версии 2013 существует возможность создать срез для любой таблицы.

Для этого нужно выполнить следующие шаги:

1. Выделить в таблице одну ячейку и выбрать вкладку Конструктор .
2. В группе Сервис (или на вкладке Вставка в группе Фильтры ) выбрать кнопку Вставить срез .

1. Выделить срез.
2. На ленте вкладки Параметры выбрать группу Стили срезов , содержащую 14 стандартных стилей и опцию создания собственного стиля пользователя.

1. Выбрать кнопку с подходящим стилем форматирования.

Чтобы удалить срез, нужно его выделить и нажать клавишу Delete .

Расширенный фильтр

Расширенный фильтр предоставляет дополнительные возможности. Он позволяет объединить несколько условий, расположить результат в другой части листа или на другом листе и др.

Задание условий фильтрации

1. В диалоговом окне Расширенный фильтр выбрать вариант записи результатов: фильтровать список на месте или скопировать результат в другое место .

1. Указать Исходный диапазон , выделяя исходную таблицу вместе с заголовками столбцов.
2. Указать Диапазон условий , отметив курсором диапазон условий, включая ячейки с заголовками столбцов.
3. Указать при необходимости место с результатами в поле Поместить результат в диапазон , отметив курсором ячейку диапазона для размещения результатов фильтрации.
4. Если нужно исключить повторяющиеся записи, поставить флажок в строке Только уникальные записи .

А затем, чтобы иметь возможность быстро отбирать только необходимые вам данные, скрывая ненужные строки таблицы. Таким образом фильтр позволяет без удаления строк таблицы Эксель просто временно скрыть их.

Скрытые при помощи фильтра строки таблицы не исчезают. Можно условно представить, что их высота становится равной нулю (про изменение высоты строк и ширины столбцов я ранее рассказывал). Таким образом, остальные строки, не скрытые фильтром, как бы "склеиваются". То, что получается в результате, и есть таблица с наложенным фильтром.

Внешне таблица с фильтром в Excel выглядит так же, как и любая другая, но в её верхней части в каждой колонке появляются специальные стрелочки. Пример таблицы с наложенным фильтром вы можете видеть на картинке ниже.

Теперь давайте посмотрим, как собственно добавить фильтры в таблицу.

Как сделать (наложить) фильтр на таблицу Excel

Это очень просто! Допустим, у нас есть таблица с заголовками. Поскольку фильтр на таблицу Эксель накладывается на определённую часть таблицы , то эту самую часть нужно сначала выделить . Сам Excel ни за что не догадается, что вы хотите, поэтому выделяем в строке с заголовками таблицы нужные ячейки, как показано на рисунке ниже.

[нажмите на картинку для увеличения]

Обратите внимание:

Если выделить ВСЮ строку, то Эксель автоматически установит фильтр на ВСЕ столбцы, в которых есть хоть что-то. Если в столбце ничего нет, то фильтр не накладывается.

После того как выделили нужные столбцы, нужно собственно установить фильтр. Самый простой способ — это зайти на вкладке ленты "Главное" / "Фильтр и сортировка" и нажать фильтр. Привожу скриншот из Office 2010, в прочих версиях Excel фильтр на таблицу накладывается аналогично.

[нажмите на картинку для увеличения]

После нажатия этой кнопки в выделенные ячейки добавится фильтр.

Если не выделять несколько ячеек, а просто щёлкнуть на одну, то фильтр добавляется на ВСЮ строку, как если бы вы её выделили.

В моём примере из трёх показанных на картинке столбцов фильтр добавится только на два, ячейки которых были предварительно выделены. Результат можете видеть на скриншоте ниже.

[нажмите на картинку для увеличения]

Показанный пример включения фильтра у таблицы является самым простым. Давайте посмотрим как он работает.

Как пользоваться фильтром в Эксель

Сразу после включения фильтра, таблица не изменится (не считая появившихся стрелочек в заголовках столбцов). Чтобы отфильтровать часть нужных вам данных, следует щёлкнуть по стрелочке в том столбце, фильтром по которому вы хотите воспользоваться. На практике это выглядит так, как показано на рисунке ниже.

[нажмите на картинку для увеличения]

Смысл фильтра:

заключается в том, что Excel оставит только те строки таблицы, которые в ЭТОМ (с настроенным фильтром) столбце содержат ячейку с выбранным значением. Прочие строки будут скрыты.

Чтобы убрать фильтрацию (не удаляя фильтр!) просто отметьте галочками все пункты. Такой же эффект будет при удалении фильтра совсем — таблица вновь примет первоначальный вид.

Наложение нескольких фильтров на таблицу Эксель

Фильтры в таблице Эксель можно комбинировать. Наложение нескольких фильтров происходит по принципу логического "И". Что это значит, давайте посмотрим на примере.

Если у нас в таблице несколько колонок, то можно сначала установить фильтр, например, на первый столбец. При этом часть строк в соответствии с условием фильтра будет скрыта. Затем настроим фильтр в следующем столбце. В таком случае оставшиеся после первого фильтра строки будут дополнительно отфильтрованы. Проще говоря, к каждой строке будут применены сразу 2 фильтра — по первому столбцу и по второму.

При наложении каждого последующего фильтра количество отображаемых в таблице строк, удовлетворяющих условиям ВСЕХ фильтров, будет уменьшаться. Таким образом, последовательно накладывая несколько фильтров, можно из огромной таблицы в тысячи строк быстро сделать небольшую выборку.

С получившейся выборкой можно производить дальнейшие операции. Например, можно скопировать эти строки и перенести в другую таблицу. А можно наоборот, отфильтровать те строки, которые вы хотите вообще удалить! И тогда, сняв после их удаления фильтр, вы получите таблицу, очищенную от ненужных данных.

Теперь посмотрите видеоролик, в котором я показываю реальный пример фильтрации данных в прайс листе более чем из 15 000 строк.

Подведём итоги

Если вам приходится работать с большими таблицами в Эксель, причём нужно иметь возможность быстро отобрать те или иные данные, то применение фильтров сэкономит вам очень много времени. Чем больше таблица, тем больше выгода от применения фильтров.

Приведённый пример взят из моего учебного курса по Microsoft Excel. Использование фильтров с более сложными условиями отбора я рассматриваю на занятиях.

Скачать файл, на примере которого я рассматривал работу с фильтрами, вы можете

Фильтрация данных Excel помогает быстро задать условия для тех строк, которые необходимо отображать, а остальные строки, не подходящие под данные условия, скрыть.

Фильтр устанавливается на заголовки и подзаголовки таблиц; главное, чтобы ячейки, на которые будет устанавливаться фильтр, не были пустыми. А располагается он в меню книги Excel на вкладке «Данные», раздел «Сортировка и фильтр»:

Кликнув по значку «Фильтр», верхние ячейки диапазона будут определены как заголовки и в фильтрации участия принимать не будут. Заголовки снабдятся значком . Кликните по нему, чтобы ознакомиться с возможностями фильтра:

Фильтры в Excel позволяют осуществить сортировку. Помните о том, что если Вы выделили не все столбцы таблицы, а только некоторую часть, и примените сортировку, то данные собьются.

«Фильтр по цвету» позволяет выбрать в столбце строки, имеющие определенный цвет шрифта или заливки. Можно выбрать только один цвет.

«Текстовые фильтры» дают возможность задать определенные условия для строк, такие как: «равно», «не равно» и другие. Выбрав любой из данных пунктов, появиться окно:

В нем можно задать следующие условия:

• Условия «равно» и «не равно» пояснений не требуют, т.к. с ними все предельно ясно;
• «больше», «меньше», «больше или равно» и «меньше или равно». Как строки можно сравнить друг с другом? Чтобы это понять, вспомните, каким образом Excel выполняет сортировку. Т.е. чем дальше в списке сортировки будет находиться строка, чем больше ее значение. Следующие утверждения являются истинными (верными): A<Б; АА>А; А<=Я; 5 яблок < апельсин.
• «начинается с», «не начинается с», «заканчивается на», «не заканчивается на», «содержит» и «не содержит». В принципе, условия говорят сами за себя и в качестве значений могут принимать символ либо набор символов. Обратите на подсказку в окне, расположенную ниже всех условий (пояснения будут дальше).

В случае необходимости можно задать 2 условия, используя логическое «И» либо «ИЛИ».

В случае выбора «И» должны выполняться все условия. Следите за тем, чтобы условия не исключали друга, например «<Значение И >Значение», т.к. ничто в один и тот же момент не может быть и больше, и меньше одного и того же показателя.

При использовании «ИЛИ» должно соблюдаться хотя бы одно из заданных условий.

В самом конце окна пользовательского автофильтра приведена подсказка. Первая ее часть: «Знак вопроса ""?"" обозначает один любой знак …». Т.е. при проставлении условий, когда нельзя точно определить символ в конкретном месте строки, подставьте на его место «?». Примеры условий:

• Начинается с «?ва» (начинается с любого символа за которым следуют символы «ва») вернет результаты: «Иванов», «Иванова», «кварц», «сват» и другие строки, подходящие под условие;
• Равно «???????» – вернет в результате строку, которая содержит 7 любых символов.

Вторая часть подсказки: «Знак ""*"" обозначает последовательность любых знаков». Если в условии невозможно определить, какие символы и в каком количестве должны находиться в строке, то вместо них подставьте «*». Примеры условий:

• Заканчивается на «о*т» (заканчивается символами «о», после которого идет любая последовательность символов, затем символ «т») вернет результат: «пот», «торт», «оборот» и даже такой – «рвнщуооовиунистврункт».
• Равно «*» – вернет строку, которая содержит хотя бы один символ.

Помимо текстовых фильтров бывают «Числовые фильтры», которые в основном принимают те же самые условия, что и текстовые, но имеют и дополнительные, относящиеся только к числам:

• «Выше среднего» и «Ниже среднего» – возвращает значения, которые выше и ниже среднего значения соответственно. Среднее значение рассчитывается, исходя из всех числовых значений списка столбца;
• «Первые 10…» – клик по данному пункту вызывает окно:

Здесь можно задать какие элементы выводить первые из наибольших или первые из наименьших. Также, какое количество элементов вывести, если в последнем поле выбран пункт «элементов списка». Если же выбран пункт «% от количества элементов», второе значение задает данный процент. Т.е. если в списке 10 значений, то будет выбрано самое высокое (или самое низкое) значение. Если в списке 1000 значений, то либо первые, либо последние 100.

Иногда таблицы в Excel содержат довольно большое количество данных, это может быть, например, перечень закупленных за год расходных материалов. А вам нужно найти среди них только данные, относящиеся к вашему подразделению. Как это сделать?

Для того чтобы из общей массы записей выбрать только часть, удовлетворяющую вашему условию, можно воспользоваться инструментом под названием фильтр. Чтобы установить фильтр, выделите мышью заголовки в шапке таблицы либо всю таблицу, затем на вкладке Главная щелкните на кнопке Сортировка и фильтр и в появившемся меню выберите пункт Фильтр . В правом нижнем углу ячеек с заголовками столбцов таблицы появятся кнопки с направленной вниз стрелкой, как показано на рис. 5.4.

Если вы щелкнете мышью на такой кнопке, появится меню, в котором можно указать направление сортировки по этому столбцу, а также условия отбора записей (рис. 5.5).

Если вам, например, нужно выбрать в списке только имена, начинающиеся на букву С, щелкните на кнопке в столбце с именами, в появившемся меню раскройте подменю Текстовые фильтры и выберите пункт начинается с . Откроется окно, показанное на рис. 5.6. В поле справа от слов начинается с введите букву С. Можно ввести не одну букву, а несколько. В результате будут выбраны только те имена, которые начинаются с указанного сочетания букв, а остальные записи таблицы скроются с экрана (рис. 5.7).

Кнопка в ячейке с заголовком столбца, по которому установлен фильтр, меняется и принимает соответствующий вид. Если щелкнуть мышью на кнопке в столбце с числовыми данными, вместо пункта Текстовые фильтры появится пункт меню Числовые фильтры . При выборе такого пункта вы можете указать диапазон значений чисел для выбираемых записей (рис. 5.8). Можно выбрать все записи больше указанного вами значения или меньше.

Для рассматриваемого нами примера (см. рис. 5.4), выберем список людей, родившихся после 1973 года. Для этого щелкнем мышью на кнопке в ячейке Е1 (Год рождения), в появившемся меню раскроем подменю Числовые фильтры , как показано на рис. 5.8, и выберем пункт больше. Откроется окно, показанное на рис. 5.9. В поле справа от слова больше введем значение 1973 и щелкнем мышью на кнопке OK. В результате в списке останутся только люди, родившиеся после 1973 года (рис. 5.10).

Фильтр можно в любой момент поменять или вовсе убрать. Для этого щелкните мышью на кнопке и в появившемся меню выберите пункт Удалить фильтр из столбца .